如何像专业人士一样使用Microsoft OneDrive？OneDrive是最受欢迎的云存储工具之一，由于许多团队都位于远程，因此它变得更加重要。这里有一些技巧，可以使您更舒适地使用它。
文件存储系统是您军械库中最重要的远程工作工具之一。尽管您的许多文件可能曾经存储在物理服务器上，但近几个月来许多企业不得不迁移到云存储。流行的云存储工具是Microsoft OneDrive，该工具已集成到Windows中，因此可以很好地与Microsoft Office解决方案配合使用。
对于以前从未使用过OneDrive或类似服务的用户来说，它的工作原理类似于传统的硬盘驱动器，但是在Internet上，这意味着您可以在计算机上创建文件，然后在平板电脑或手机上提取文件。这也使远程团队的文档共享和协作变得更加容易。
即使对于那些以某种方式熟悉OneDrive机制的人，您也可能不了解很多功能，尤其是当您仅将其用作存储方式时。那么，要成为OneDrive专业人士，您需要了解什么？
入门
首先，您将需要一个Microsoft电子邮件帐户（例如Outlook）来登录OneDrive。如果没有Microsoft电子邮件，则可以轻松进行设置。OneDrive带有5GB的免费云存储空间，但是如果您是Office365帐户持有者，则您的订阅费用将达到TB。
注册或登录OneDrive帐户后，您可以在计算机上设置应用程序。如果您使用的是Windows，OneDrive很有可能已经在系统上，而您所要做的就是搜索它。如果没有，您可以在此处下载。虽然OneDrive是Microsoft和Windows的本机，但Mac用户也可以在此处免费下载该软件。
按照屏幕上的说明进行设置后，OneDrive将与文件资源管理器或查找器窗口集成在一起，您只需将文件拖放到窗口中，就可以将文件上传到OneDrive。
那OneDrive for Business呢？
如果已经有Office365，许多企业将选择OneDrive作为其云存储系统。在这种情况下，很可能会为员工设置OneDrive for Business，而不是普通的消费者版本。
两个主要区别是存储和谁控制文件。如前所述，Office365用户可获得1 TB的个人存储空间，而不是5 GB。使用OneDrive for Business，该存储受公司管理员的控制，而不是您的个人控制。
此外，虽然个人或企业帐户中的同步功能相同，但是您在设备上看到的符号会稍有不同，但稍后会更多。
让我们谈谈同步
好的，因此您已经完成了所有设置，现在您要同步文件。为此，您可以转到OneDrive设置，单击“帐户”选项卡，然后单击“选择文件夹”。这将选择将在设备和云之间自动同步的文件和文件夹。选择特定的文件和文件夹后，这些将是设备上唯一可见的文件和文件夹。但是，您仍然可以在线访问所有其他文件夹。
如果您担心计算机上的本地存储，那么值得一提的是，OneDrive随需应变功能已内置于2017年的更新中。这使您可以使用资源管理器或查找器窗口浏览整个OneDrive文件集合，甚至如果这些文件未同步到您的设备。
这意味着即使您有很多文件和有限的存储空间，也可以单击“使所有文件可用”，这意味着它们在您的计算机上都是可见的，但是打开它们时只会下载并占用设备上的空间。然后，通过右键单击文件并选择“释放空间”，可以摆脱这些脱机副本。或者，您可以选择“始终保留在此设备上”，以便始终存在本地脱机副本。
所有这些图标实际上是什么意思？
与OneDrive及其文件相关联的图标有很多不同。这可能很难让您动脑筋，但是一旦您熟悉了最常看到的对象，它们就不会显得不知所措。
首先，台式机或笔记本电脑的工具栏上会有一个小云图标，您的电池，音量和其他此类图标都在其中。根据您的OneDrive状态，这可能会有所不同。
稳定的白色云：这意味着OneDrive可以正常运行，并且同步是最新的。
稳定的蓝云：这是专门针对OneDrive for Business用户的，意味着一切都在按需运行。
稳定的灰色云：这表示OneDrive正在运行，但您当前已注销。
两个箭头形成一个圆圈：如果您的云图标看起来像这样，则表示OneDrive目前正在积极将文件和文件夹下载或上传到云中。
带X的红色圆圈：这表示OneDrive正在运行，但是存在同步问题，需要引起您的注意。如果单击云图标，它将弹出一个文件菜单，您应该能够看到问题出在哪里。
除了桌面图标之外，您还将在OneDrive窗口中的每个文件旁边看到一些其他图标。
带有蓝色边框的白色云：表明您的文件可在线使用，但未使用本地存储。如果您在连接到Internet的情况下打开文件，它将根据“按需文件”功能下载。
带绿色边框和绿色勾号的白色圆圈：这意味着文件正在占用本地存储空间，并且可以脱机使用。
带有白色勾号的绿色实心圆圈：位于您选择为“始终保留在此设备上”的所有文件旁边。它存储在本地，不需要互联网即可打开。
形成圆圈的箭头：这表示文件或文件夹当前正在同步。
带有白色X的红色实心圆圈：突出显示与该特定文件同步的问题。
尽管有很多图标，但大多数都是直观的，并且您一次只能看到一两个，这取决于您如何设置系统。主要问题是当您看到红色实心圆圈时，表明同步出现问题。这可能是由于信号下降或需要重新建立OneDrive连接所致，但稍后会更多。
您需要了解的共享知识
当您要共享文件时，可以通过生成链接并将其发送来快速，轻松地完成此操作。您可以通过右键单击文件并选择“共享”来执行此操作。这使您可以简单地复制链接，然后可以轻松粘贴并发送。
但是，这不是共享链接的最安全方法，因为拥有该链接的任何人都可以打开和编辑文件。因此，仅建议可信任的朋友或同事使用此选项。为了在外部共享链接，您很可能需要一些其他安全措施。
OneDrive其他共享选项的屏幕快照。
OneDrive共享选项的屏幕快照。
右键单击文件或文件夹旁边的“共享”选项时，在简单复制链接之前，您还有其他选择：
您可以更改谁可以访问该链接并仅列出特定的电子邮件地址
如果您希望知道链接的任何人都可以查看该链接，则可以在该链接上设置一个有效期和密码，以便访问不确定
您可以禁用收件人编辑和阻止他们下载文件的功能
这些额外的措施可在需要共享文件时确保文件安全，即使简单地复制和粘贴链接更为方便，并且通常可以在内部安全进行，但还是要养成设置密码和有效期的习惯。避免安全问题。
对同步问题进行故障排除
文件无法正常打开或同步通常是您在OneDrive中会遇到的主要问题，并且可能由于多种原因而发生。检查您是否正在运行该应用程序的最新版本，检查互联网连接并检查可用的设备存储空间。有时，只需重新启动即可解决问题。如果仍然存在同步问题，则可能需要考虑进行硬重置。
您在OneDrive内外的文档可能遇到的另一个问题是丢失了以后需要的早期版本。无论您启用了自动保存设置，还是不小心将其保存在所需的文件上，都可以轻松地从OneDrive中检索它。只需右键单击文件，转到版本历史记录，滚动回所需的版本，单击三个点以获得更多选项，然后还原文件。
您需要了解的安全性
对于雇主和雇员一样，了解OneDrive的安全限制及其优势非常重要。
所有用户都应采取许多步骤来增强自身的安全性，类似于使用大多数应用程序和工具，例如创建强壮的唯一密码，向您的Microsoft帐户添加安全信息以及使用两因素验证。此外，具有Microsoft 365订阅的用户还可以防御病毒和网络犯罪。
当涉及到极为敏感或机密的文档时，用户应避免将这些数据存储在OneDrive中。2019年6月，Microsoft推出了具有附加安全措施的Personal Vault功能，可充当在线保险箱。但是，此功能仅适用于个人帐户，不适用于企业客户的OneDrive。
还值得注意的是，OneDrive应该被视为存储解决方案，而不是备份解决方案。虽然将文件上传到云存储并能够还原文件可以为您提供一定程度的备份，但仍然可能会意外地从云存储解决方案本身中删除文件，并且不会将其备份到其他位置。
企业和员工在确保备份某些文档和文件夹时应牢记这一点，即使灾难来临时也是如此。
